עם הגידול באוספים האלקטרוניים מתעוררות שתי בעיות עיקריות:
א. בעיית ה- Perpetual access – כיצד להבטיח גישה קבועה לארכיב. בעוד שבמדיה המודפסת יש לנו תמיד גישה לארכיב של החומרים עליהם היינו מנויים הרי במדיה האלקטרונית הדבר אינו מובן מאליו. כך למשל, במקרה של ביטול מנוי לכתב-עת אלקטרוני מסוים קיים חשש שלא תהיה עוד גישה לגליונות קודמים של כתב העת, עליהם היינו מנויים.
ב. בעיית ה- Long-term Preservation – כיצד להבטיח את הגישה לחומרים האלקטרוניים לדורות הבאים. במדיה האלקטרונית שינויים טכנולוגיים עלולים ליצור מצב שקבצים בפורמטים שונים שקריאים היום, עקב שינויים טכנולוגיים לא יהיו קריאים בעתיד.
בבואנו לבחור בפתרונות לאירכוב ושימור יש להבחין בין שני מונחים אלה – Perpetual access ו- Long-term Preservation.
מונחים אלו מוגדרים על ידי JISC כך:
Perpetual Access
‘Perpetual access is most commonly associated with e-journal licence clauses designed to provide assurance of continued access to subscribed material in certain
circumstances, including post-cancellation…
Long-term preservation
Long-term preservation refers to the processes and procedures required to ensure
content remains accessible well into the future…
בדו"ח של מחקר משווה בנערך ביוזמתה של JISC בשנת 2008 מוצגים 6 מודלים/פתרונות לאירכוב ושימור – יתרונות וחסרונות, וכיצד הם עונים על תסריטים עתידיים אפשריים. הדו"ח הסתמך גם על ספרות כתובה בנושא ולאחר התייעצות עם שחקנים עיקריים בתחום.
שני מודלים חשובים ושונים זה מזה שמוצגים בדו"ח הם מודל האירכוב והשימור של Lockss והמודל של Portico .
מההשוואה בין שני המודלים עולה שעל פי המודל של LOCKSS הספריות פעילות יותר- על פי הסכם עם המו"לים משתפי הפעולה, הספריות יכולות ליצור ארכיב של החומרים האלקטרוניים עליהם הן מנויות בעזרת תוכנה חופשית, ובעת הצורך הגישה לארכיב ישירה. כלומר על פי מודל זה מובטחת "גישה קבועה וישירה " לחומרים. מבחינה טכנית הקבצים בארכיב הם לא הקבצים המקוריים אלא הקבצים כפי שמופיעים בווב ולכן פעולות הקשורות לשימור לטווח רחוק כגון הגירת קבצים, אמנם אפשרית, אך עלולה להיות בעייתית יותר.. מספר המו"לים המשתתפים בפרויקט זה הולך וגדל וביניהם גם מו"לים קטנים. השתתפות מו"לים קטנים בהסכם יכולה מבחינה מסוימת להוות גם יתרון, שכן בכך מבטיחים חומרים שעלולים להיות פגיעים יותר.
מודל זה דומה ביותר למודל של החומרים המודפסים. כפי שמצוין בדו"ח : .
LOCKSS (Lots Of Copies Keep Stuff Safe) enables libraries to play an active part in
preservation. LOCKSS libraries maintain “LOCKSS boxes” which are used to store
copies of all e-journal material that the library subscribes to (subject to publisher
agreement). LOCKSS is therefore a closer analogue to paper distribution than any of
the other solutions
הפתרון של Portico, לעומת זאת, הוא למעשה שירות ארכיב (dark archive) קבוע של צד שלישי. כפי שכתוב בדו"ח:
Portico is specifically designed as a third-party electronic archiving service. Portico’s
role is as a permanent dark archive. Access is only permitted when there has been
substantial disruption to access via the publisher
עד כה מספר המו"לים המשתתפים ב- Portico קטן יותר, אך יש ביניהם מו"לים גדולים כגון Elsevier. מבחינת המודל הכלכלי של הפתרון – שותפים בעלות בו גם הספריות וגם המו"לים, ובסך הכול מבחינת הספריות הוא יקר יותר. פעילות בקונסורציום מוזילה מעט את העלות . על פי פתרון זה, שהוא כפי שנזכר לעיל בחינת dark archive, מתאפשרת גישה קבועה לארכיב רק בעת הצורך (ראה בדו"ח – תסריטים אפשריים), והדגש הוא על שימור לטווח רחוק. מבחינה טכנית על פי פתרון זה נשמרים בארכיב הקבצים המקוריים doc, xml – וכו' ופעולות הקשורות לשימור לטווח רחוק כגון הגירת קבצים בטוחה יותר.
בדו"ח מפורטים היתרונות והחסרונות של כל אחד מהמודלים, יש בדו"ח פרטים על הפתרונות המוצעים בכל אחד מהמודלים במקרה של תסריטים אפשריים שקשורים לבעיות אצל המו"לים או ביטול המנוי על ידי הספרייה. כמו כן ישנה טבלה שמשווה את המו"לים המשתתפים.
המסקנה המתבקשת מהדו"ח היא שאין פתרון אחד מועדף, מודלים שונים יכולים להיות משלימים והשאלה היא עד כמה ספריות מכירות בסיכונים עתידיים ועד כמה הן מוכנות להשקיע…
אני חושב שהבעיה העיקרית היא לדאוג קודם כל לשימור הארכיב האלקטרוני בצורה ראויה. האינדקסים שם לא תמיד ברורים וקשה מאוד למצוא מידע… :-(
לא בטוח שזה האינדקסים, נראה לי קשור יותר לתכנון הראשוני של המבנה
לא הצלחתי להבין את ההבדלים בין שני סוגי הארכיב. עם זאת אני רואה קושי (כפי שציינו קודמיי) במציאת מידע ממוחשב בצורה יעילה.