"חבל על הזמן" – כלים לניהול זמן אפקטיבי

HourGlassביוזמה משותפת של מנהלות הספריות ושל מנהלת מדור ההדרכה, יעל רוזן, התקיימה ביום ג' בצהריים סדנה ל"ניהול זמן וניהול זמן אפקטיבי", שהועברה ע"י אורן אפל. בסדנה השתתפו ספרניות מכל הספריות בקמפוס.

מטרת הסדנה היתה:
√ הקניית כלים מתקדמים לתכנון נכון וניהול זמן אפקטיבי
√ השגת תוצאות טובות יותר בניהול העסק ובחיים הפרטיים
√ הפחתת רמת לחץ ותחושת עומס
בסדנה למדנו להבדיל בין "חשוב" ל"דחוף", איך להתמודד עם גנבי זמן פנימיים וחיצוניים, להבדיל בין יעילות לאפקטיביות, להציב מטרות בהתאם לחשיבותן ועוד.
העיקרון המרכזי של ניהול זמן מדבר על סדרי עדיפויות. ניהול זמן אפקטיבי דורש יותר מרישום מטלות על נייר, הוא דורש סדרי עדיפויות. אורן מציע לנהל את סדר העדיפויות על פי המטריצה הבאה:
1. חשוב ודחוף
2. חשוב ופחות דחוף
3. דחוף ופחות חשוב
4. פחות חשוב ופחות דחוף
דחוף:
פעילויות הדורשות תגובה מיידית, בדרך כלל בשל דד-ליין, או בשל דרישה ממישהו אחר.
חשוב: פעילויות המקדמות מטרות מרכזיות בחייך.
למשימות דחופות יש תוצאות בטווח הקצר, בעוד שלמשימות חשובות יש השלכות על הטווח הארוך.
המשתתפים התבקשו למלא בטבלה מספר משימות, ולשבצן תחת הפרמטר המתאים.

אחת התובנות לאחר ניתוח הטבלה של כמה מהמשתתפות היתה: סדר עדיפויות אפקטיבי נותן קדימות לחשיבות על פני הדחיפות. למדנו גם, שכלל פָרֵטוֹ עובד גם כאן, אם נזהה את ה-20 אחוזים מהפעילויות שמניבות 80 אחוזים מהתוצאות, ניווכח כי מרבית הפעילויות נמצאות בקטגוריה 2 – חשוב ופחות דחוף.

למדנו גם איך לנהל את ערמות המיילים שלנו בעזרת 4 כללים:
DDFF  – Delete, Do, Forword, File,

הסדנה היתה בעלת אופי חויתי ודינמי, כשאורן מפעיל אותנו, בהומור ובנועם.
היוזמה לסדנת העשרה כזו, מבורכת! נקווה שיהיו עוד השתלמויות כאלה, כשאין ספק שיש להן ערך מוסף מקצועי, אף שהן אינן עוסקות, בהצגת מאגר חדש, כלי דיסקברי או תוכנה. .

הצעות לנושאים נוספים: תקשורת בין אישית, התמודדות עם מצבי לחץ ושחיקה, פתרון קונפליקטים, סדנאות עבודת צוות.

2 תגובות בנושא “"חבל על הזמן" – כלים לניהול זמן אפקטיבי

  1. שלום רב,

    תודה לרחל על כתיבת הפוסט.

    מסכימה איתך לחלוטין שיש צורך בסדנאות העשרה בנושאים לאו דווקא ספרניים.

    מקצועיות נמדדת לדעתי לא רק במקצועיות הספרנית, אלא גם ביכולת עבודת צוות, רמת שירותיות גבוהה, יכולת התמודדות אפקטיבית עם לחץ ועוד.

    ושוב תודה על כתיבת הפוסט המסכם,

    שלומית

  2. מקווה שיהיה המשך להשתלמויות מסוג זה
    בהחלט חשוב ועשיר

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *